Digitalisierung eines lokalen Bildungsvereins mittels einer individuellen Webanwendung
Im Rahmen der Digitalisierung des Vereins sollte eine Webanwendung entwickelt werden, um die individuellen Prozesse zu vereinfachen. So kann Abstand zu altmodischen und fehleranfälligen Verwaltungsprozessen wie zum Beispiel Excel Tabellen genommen werden.
Zur Schicht- und Mitarbeiterplanung wurde bereits die Software Shiftbase verwendet. Um keine doppelte Datenbasis zu kreieren wurde mittels der öffentlichen API der Software diese an die neue Software angebunden.
1. Phase – Trainingsplanung
- Organisation des Trainingsbetriebs durch die Anwendung
- Erstellung von Spielen und Trainingsplänen
Für das sportliche Angebot des Vereins werden Kombinationen aus „Spielen“ als Trainingspläne erstellt und für einzelne Stunden geplant.
Während der ersten Phase wurde der gesamte Trainingsablauf von der Erstellung eines „Spiels“ über die Zusammenstellung eines Trainingsplans bis zur Zuteilung zu einer Schicht aus der Shiftbase Software digitalisiert.
Der gesamte Prozess wurde von einer umständlichen Kombination aus Excel Tabellen in einer Webanwendung komprimiert und vereinfacht.
2. Phase – Portal für Kooperationspartner
- Zentrale Zusammenfassung aller Informationen
- Einsicht und Absage von Stunden
Die zweite Phase umfasst ein Portal für die Partner des Vereins. Über den für Partner schon bekannten Login aus Shiftbase können auf einen Blick sowohl Kontaktdaten des Ansprechpartners, als auch geplante Stunden einsehen.
Die geplanten Stunden können durch eine einfache Übersicht abgesagt werden. Außerdem können Beschwerden oder Anmerkungen über eine Formular abgegeben werden.
3. Phase – Mitarbeiter Portal
- Persönliche Daten einsehen und anpassen
- Informationen zu eigenen Stunden und Trainigsplänen einsehen
Ziel der dritten Phase war es den Mitarbeitern des Vereins eine Platform zu bieten, um sowohl angegebenen persönlichen Daten einzusehen, als auch den Trainingsplan für eigene Stunden anzuzeigen.
4. Phase – Automatisierung der Rechnungsstellung
- Übersichtliche Darstellung der vorhandenen Abrechnungsdaten
- Einfache Abarbeitung für die Buchhaltung
Durch das erstellen einer Zusammenfassung aller Stunden für einen ausgewählten Zeitraum kann der Buchhaltung das Benutzen unübersichtlicher Excel Tabellen erspart werden.